Web Sitesi CRM Entegrasyonu Nasıl Yapılır?
Bir web sitesinden gelen form kaydı, yalnızca bir e-posta olarak kaldığında gelen kutusunda kaybolmaya açıktır. Kimin ne zaman ilgilendiği, sonucun ne olduğu ve o kişiyle daha önce konuşulup konuşulmadığı hiçbir yerde durmaz. Web sitesi CRM entegrasyonu, siteden gelen her kaydı takip edilebilir bir kayda dönüştürür. Formu kurup e-postaya bakmakla yetinmek, kazanılmış bir ilgiyi sessizce kaybetmek demektir. Bu yazıda konuyu tüm yönleriyle ele alıyoruz.
Peki web sitesi CRM entegrasyonu nasıl kurulur? Konuyu inceliyoruz. Siteniz için Weblike ile çalışabilirsiniz.
Sorunun Kaynağı
Gelen kutusuna düşen bir talep, yanıtlandıktan sonra geçmişe karışır. Aynı kişi aylar sonra tekrar yazdığında önceki görüşmenin izi bulunamaz. Bu kopukluk özellikle birden fazla kişinin çalıştığı yerlerde büyür. Kayıt tutmak, sürekliliği kurar.
- Hangi Kayıtlar Aktarılmalı: İletişim formu, teklif talebi, geri arama isteği ve bülten kaydı farklı değerdedir ve hepsinin aynı biçimde işlenmesi gerekmez. Hangi formun takibe gireceği baştan belirlenmelidir. Form tasarımı bu ayrımı destekler. Seçmek, gürültüyü azaltır.
- Hangi Alanlar Taşınmalı: Ad, iletişim bilgisi ve talebin içeriği asgari alanlardır; bunların ötesinde istenen her alan gönderim oranını düşürür. Az alanla başlayıp gerekirse sonradan derinleşmek daha verimlidir. Sadeleştirmek, kaydı artırır.
- Kaynağı İşaretlemek: Kaydın hangi sayfadan ve hangi kanaldan geldiğinin de aktarılması, sonradan hangi çalışmanın işe yaradığını gösterir. Kaynağı bilinmeyen bir kayıt yalnızca bir isimdir. Analitik takibi bu bağı kurar. İşaretlemek, katkıyı ölçer.
Otomatik Atama
Gelen kaydın ilgili kişiye otomatik yönlendirilmesi, yanıt süresini kısaltır. Sahibi belli olmayan bir talep, herkesin başkasının ilgileneceğini düşünmesiyle bekler. Atamak, sorumluluğu netleştirir. Yönlendirmek, gecikmeyi keser.
- İlk Yanıt Süresi: Bir talebe ne kadar sürede dönüldüğü, sonucu en çok etkileyen etkenlerden biridir. Geç dönülen bir talep çoğu zaman başka bir yere gitmiştir. Süreyi ölçmek, iyileştirmeyi başlatır. Hızlanmak, kazanmayı artırır.
- Otomatik Karşılama: Form gönderildiğinde müşteriye giden kısa bir onay mesajı, talebin ulaştığını gösterir. Hiçbir yanıt almayan kullanıcı ikinci kez yazar ya da vazgeçer. E-posta pazarlama altyapısı bu mesajı taşır. Onaylamak, belirsizliği kaldırır.
- Mükerrer Kayıtlar: Aynı kişinin farklı formlardan birden fazla kez kaydolması olağandır ve bu kayıtların birleştirilmesi gerekir. Bölünmüş bir geçmiş, yanlış bir tablo üretir. Birleştirmek, bütünü gösterir. Tekilleştirmek, geçmişi toplar.
Üyelikle İlişki
Sitede hesap açan kullanıcıların da aynı sistemde görünmesi, satış ve destek tarafını birleştirir. Ayrı duran iki liste zamanla çelişir. Üyelik sistemi bu bağı kurar. Tek listede toplamak, tutarlılığı sağlar.
- Satış Tarafıyla Bağ: Satış yapan bir sitede sipariş geçmişinin de aynı kayıtta görünmesi, müşteriyi bütün olarak anlamayı sağlar. E-ticaret sitesi kurgusunda bu bağ planlanmalıdır. Birleştirmek, kararı besler.
- Canlı Destek Kayıtları: Sohbet üzerinden gelen taleplerin de aynı sisteme düşmesi gerekir. Yalnızca sohbet penceresinde kalan bir görüşme kapandığında kaybolur. Canlı destek bu aktarımı kapsar. Toplamak, izi korur.
- Bülten Listesiyle Ayrım: Bülten aboneliği ile teklif talebi aynı şey değildir ve aynı biçimde işlenmemelidir. Bu ayrımın yapılmaması, hem yanlış iletişime hem izin karışıklığına yol açar. Bülten aboneliği bu farkı ele alır. Ayırmak, doğru iletişimi kurar.
İzin ve Onay
Toplanan bilgilerin hangi amaçla kullanılacağının açıkça belirtilmesi ve onayın kayıt altına alınması gerekir. Bu bölüm genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; yükümlülükler için KVKK uyumluluğu konusuna bakılmalıdır.
- Erişim Yetkileri: Müşteri kayıtlarına kimin erişeceği tanımlanmalıdır; bu veriler herkesin görmesi gereken bilgiler değildir. Kullanıcı rolleri bu sınırı kurar. Sınırlamak, mahremiyeti korur.
- Spam Kayıtları: Formlardan gelen otomatik gönderiler sisteme aktarıldığında listeyi kirletir ve raporları bozar. Bu gönderilerin siteye girmeden elenmesi gerekir. Spam koruması bu filtreyi kurar. Temiz tutmak, veriyi güvenilir kılar.
- Kesinti Durumu: Bağlantı çalışmadığında formdan gelen kaydın kaybolmaması gerekir. Yedek bir e-posta bildirimi bu riski karşılar. Hata takibi bu kesintiyi görünür kılar. Yedeklemek, kaybı önler.
Ekibin Kullanması
Sistem kurulsa bile ekip kayıtları güncellemezse tablo kısa sürede gerçeği yansıtmaz. Kimin ne zaman güncelleyeceği belirlenmelidir. Kullanılmayan bir sistem, boş bir yatırımdır. Sahiplendirmek, veriyi canlı tutar.
- Veri Dışa Aktarma: Kayıtların gerektiğinde dışa aktarılabilmesi, sistem değiştirme ihtimaline karşı önemlidir. Veriyi geri alamamak, seçenekleri daraltır. Aktarabilmek, bağımsızlığı korur.
- Geçmişi Görebilmek: Bir müşterinin daha önce hangi taleplerle geldiğinin tek ekranda görünmesi, tekrar eden soruları ortadan kaldırır. Dağınık bir geçmiş her seferinde sıfırdan başlamayı gerektirir. Toplamak, ilişkiyi güçlendirir.
- Not Alanı Kullanmak: Görüşme sırasında öğrenilen ayrıntıların kayda not olarak eklenmesi, bir sonraki temasta büyük kolaylık sağlar. Akılda kalan bilgi kişiye bağlıdır. Yazmak, bilgiyi ortaklaştırır.
- Kaydı Kapatmak: Sonuçlanan bir talebin kapatılması, açık listede yalnızca gerçekten bekleyenlerin kalmasını sağlar. Kapatılmayan kayıtlar listeyi kısa sürede okunmaz hale getirir. Kapatmak, odağı korur.
Etiketleme ve Gruplama
Kayıtların ilgi alanına ya da talep türüne göre etiketlenmesi, sonradan doğru kişilere ulaşmayı kolaylaştırır. Etiketsiz bir liste büyüdükçe kullanılamaz hale gelir. Gruplamak, iletişimi hedefli kılar.
- Hatırlatma Kurmak: Bir talebin belirli bir süre sonra tekrar aranması gerekiyorsa bunun sistemde hatırlatma olarak durması gerekir. Akılda tutulan işler unutulur. Hatırlatmak, takibi sürdürür.
- Raporları Okumak: Hangi dönemde kaç kayıt geldiği ve bunların hangi aşamada beklediği düzenli olarak gözden geçirilmelidir. Bakılmayan bir rapor yalnızca veri biriktirir. Okumak, kararı üretir.
- Sonucu Ölçmek: Gelen kayıt sayısı kadar bunların ne kadarının sonuçlandığı da izlenmelidir. Bu oran, hem sitenin hem takip sürecinin performansını gösterir. Dönüşüm optimizasyonu bu bakışı tamamlar. Site tarafını izlemek için Google Search Console de kullanılabilir.
Siteden gelen her kaydı takip edilebilir bir kayda dönüştürür; gelen kutusunda kaybolmasını önler.
Aktarılmamalıdır. İletişim formu, teklif talebi ve bülten kaydı farklı değerdedir; hangisinin takibe gireceği baştan belirlenir.
Ad, iletişim bilgisi ve talep içeriği yeterlidir; fazla alan gönderim oranını düşürür.
Hangi sayfa ve kanalın işe yaradığını gösterir; kaynağı bilinmeyen bir kayıt yalnızca bir isimdir.
Gereklidir. Sahibi belli olmayan bir talep, herkesin başkasının ilgileneceğini düşünmesiyle bekler.
Birleştirilmelidir. Bölünmüş bir geçmiş, müşteriyle ilgili yanlış bir tablo üretir.
Girmemelidir. Otomatik gönderiler listeyi kirletir ve raporları bozar; siteye girmeden elenmelidir.
Kaybolmamalıdır. Yedek bir e-posta bildirimi bu riski karşılar.
Yeterli değildir. Ekip kayıtları güncellemezse tablo kısa sürede gerçeği yansıtmaz.
Web sitesi CRM entegrasyonu; formdan gelen ilgiyi bir e-posta olmaktan çıkarıp geçmişi ve sahibi belli bir kayda dönüştürerek kaybolmasını önler. Hangi formların aktarılacağını seçmek, kaydın kaynağını işaretlemek, otomatik atama kurmak ve spam gönderileri sisteme girmeden elemek ise veriyi hem temiz hem kullanılır tutar. Konuyu tamamlayan web sitesi form tasarımı yazımıza da göz atabilirsiniz.
BİZE ULAŞIN
Bizimle iletişime geçerek projeniz için hemen ücretsiz teklif alabilirsiniz.
