Web Sitesi Teklif Onay Akışı: Adımlar ve Takip Düzeni
Teklif gönderildikten sonra ne olduğu çoğu işletmede belirsizdir. Açıldı mı, okundu mu, kim inceledi sorularının yanıtsız kalması takibi tahmine dayandırır.
Bu rehberde teklif onay akışının site üzerinden nasıl kurulacağını, hangi adımlardan oluşacağını ve takibin nasıl yapılacağını ele alıyoruz. Kurgunun sitenize uyarlanması için Weblike web sitesi tasarımı ekibimizden destek alabilirsiniz.
Web Sitesi Teklif Onay Akışı Nedir?
web sitesi teklif onay akışı, hazırlanan teklifin müşteriye iletilmesi, incelenmesi ve onaylanmasının site üzerinden yönetilmesidir. Her adım kayıt altına alınır.
Bu akış bir e-posta eki değildir. Teklifin durumu her an görülebilir.
Neden Gerekli?
E-postayla gönderilen teklifin akıbeti bilinmez. Takip araması yapmak dışında bir yöntem kalmaz.
Site üzerinden yönetilen akışta açılma, inceleme ve onay anları kaydedilir ve takip veriye dayanır.
Akışın Adımları
Teklif akışı birkaç net adımdan oluşur. Adımların azlığı tamamlanma oranını artırır.
- Hazırlık: Teklif içeriğinin oluşturulması.
- Gönderim: Bağlantının müşteriye iletilmesi.
- İnceleme: Müşterinin teklifi açması.
- Karar: Onay, revizyon ya da ret.
- Arşiv: Kapanan teklifin saklanması.
Teklif Hazırlığı
Teklifler şablon üzerinden hazırlanmalıdır. Her teklifin sıfırdan yazılması hem yavaştır hem tutarsızlık üretir.
Şablonda kapsam, süre ve koşullar sabit bölümler olarak yer alır.
Kapsam Tanımı
Teklifin en kritik bölümü kapsamdır. Neyin dahil olduğu kadar neyin dahil olmadığı da yazılmalıdır.
Belirsiz kapsam, proje sırasında anlaşmazlık üretir.
Fiyat Sunumu
Fiyat tek bir rakam olarak değil, kalemler halinde sunulmalıdır. Kalem bazlı sunum pazarlığı da kolaylaştırır.
Fiyat tablosu tasarımını fiyat tablosu tasarımı yazısında ele aldık.
Seçenekli Teklif
İki ya da üç seçenekli teklifler kabul oranını artırır. Müşteri evet hayır yerine hangisi sorusunu yanıtlar.
Seçenek sayısı üçü geçmemelidir.
Geçerlilik Süresi
Her teklifin bir geçerlilik süresi olmalıdır. Süresiz teklif aciliyet üretmez ve fiyat riskini satıcıya yükler.
Süre teklifin üstünde açıkça görünmelidir.
Gönderim Yöntemi
Teklif bir bağlantı olarak gönderilmelidir. Dosya eki olarak gönderilen teklifin takibi yapılamaz.
Bağlantı tek kullanımlık ve süreli olmalıdır.
Görüntüleme Bildirimi
Teklif açıldığında satış ekibine bildirim gitmelidir. Bu an, takip için en uygun zamandır.
Bildirim merkezinin nasıl kurulacağını bildirim merkezi yazısında anlattık.
Çok Taraflı İnceleme
Kurumsal müşterilerde teklifi birden fazla kişi inceler. Bağlantının paylaşılabilir olması gerekir.
Her görüntüleme ayrı kaydedilmelidir.
Soru Sorma İmkânı
Teklif sayfasında soru sorma alanı bulunmalıdır. Soru için e-postaya dönmek süreci yavaşlatır.
Gelen sorular teklif kaydıyla birlikte tutulmalıdır.
Revizyon Talebi
Müşteri doğrudan revizyon isteyebilmelidir. Revizyon talepleri yeni bir sürüm olarak kaydedilir.
Sürüm yönetimini sürüm yönetimi yazısında ele aldık.
Weblike ile Teklif Akışı Kurulumu
Weblike web sitesi tasarımı ekibi, teklif şablonlarını ve onay akışını sitenizle birleştirir; görüntüleme bildirimlerini ve hatırlatmaları otomatik hale getirir.
Teklif sayfalarının açılış hızı Google PageSpeed Insights üzerinden ölçülerek iyileştirilir.
Onay Adımı
Onay tek bir tıklamayla verilebilmelidir. Uzun onay formları tamamlanma oranını düşürür.
Onay sonrası ne olacağı ekranda anlatılmalıdır.
Dijital İmza Bağlantısı
Yüksek tutarlı tekliflerde onay dijital imzayla desteklenebilir. Bu, hukuki güvenceyi artırır.
Dijital imza entegrasyonunu dijital imza entegrasyonu yazısında inceleyebilirsiniz.
Ret ve Neden Kaydı
Reddedilen tekliflerde neden sorulmalıdır. Bu bilgi tekliflerin iyileştirilmesi için en değerli veridir.
Neden seçenekleri kısa bir liste halinde sunulmalıdır.
Hatırlatma Düzeni
Yanıtlanmayan teklifler için otomatik hatırlatma gönderilmelidir. Hatırlatma olmadan tekliflerin önemli bölümü unutulur.
İki hatırlatma çoğu durumda yeterlidir.
Hatırlatma Zamanlaması
İlk hatırlatma üç gün sonra, ikincisi geçerlilik süresi dolmadan önce gönderilebilir.
Günlük hatırlatma rahatsız edicidir ve ters etki yapar.
Durum Takip Ekranı
Satış ekibi tüm tekliflerin durumunu tek ekranda görebilmelidir. Dağınık takip fırsat kaybı üretir.
Ekranda bekleyen, açılmış ve karara bağlanmış teklifler ayrılmalıdır.
Dönüşüm Oranı
Gönderilen tekliflerin kaçının onaylandığı izlenmelidir. Bu oran satış sürecinin sağlık göstergesidir.
Dönüşüm optimizasyonunu dönüşüm optimizasyonu yazısında ele aldık.
Ortalama Karar Süresi
Teklifin gönderiminden karara kadar geçen süre ölçülmelidir. Uzayan süre, akıştaki bir sürtünmeyi gösterir.
Süre müşteri segmentine göre farklılık gösterebilir.
Teklif Arşivi
Kapanan teklifler aranabilir biçimde saklanmalıdır. Benzer işlerde önceki teklifler referans olur.
Arşivde kapsam ve fiyat birlikte tutulmalıdır.
Şablon İyileştirme
Onay ve ret verileri şablonu iyileştirmek için kullanılmalıdır. Hangi bölümlerin soru ürettiği görülür.
Şablon üç ayda bir gözden geçirilmelidir.
Mobil Uyum
Tekliflerin önemli bölümü mobilde açılır. Tablo ve fiyat bölümleri küçük ekranda okunabilir olmalıdır.
Mobilde onay butonu kolay erişilebilir konumda bulunmalıdır.
Erişim Güvenliği
Teklif bağlantısı tahmin edilemez olmalıdır. Sıralı numaralı bağlantılar başka tekliflere erişim riski taşır.
Site güvenliği başlıklarını web sitesi güvenliği yazısında ele aldık.
Sık Yapılan Hatalar
Teklif akışlarında tekrar eden hatalar vardır. Bunlar hem kabul oranını hem takibi olumsuz etkiler.
- Dosya eki: Takip edilemeyen teklif.
- Süresiz geçerlilik: Aciliyet üretmeyen teklif.
- Hatırlatmasız süreç: Unutulan teklifler.
- Tek seçenek: Evet hayır sorusuna sıkışmak.
web sitesi teklif onay akışı kontrol listesi
web sitesi teklif onay akışı kurarken birkaç başlığın net olması yeterlidir. Liste kısa olduğunda akış da hızlı işler.
Şablona dayalı hazırlık, bağlantı ile gönderim, görüntüleme bildirimi ve iki aşamalı hatırlatma bu listenin omurgasıdır. web sitesi teklif onay akışı bu dört madde oturduğunda takip tahminden çıkar.
Teklif Dili ve Tonu
Teklif metni ikna edici olmalı ama abartıya kaçmamalıdır. Somut çıktılar, genel vaatlerden daha güçlü bir etki bırakır.
Teknik terimler müşterinin bildiği düzeyde tutulmalıdır. Anlaşılmayan bir teklif, fiyatı uygun olsa bile karar sürecini uzatır.
Ödeme Koşulları
Ödeme planı teklifin ayrılmaz bir parçasıdır ve ayrı bir bölümde yer almalıdır. Peşinat, ara ödeme ve son ödeme oranları net yazılmalıdır.
Belirsiz ödeme koşulu, onaylanmış bir teklifte bile sonradan tartışma üretir.
Teslim Takvimi
Teklifte işin ne kadar süreceği belirtilmelidir. Süre, onay tarihinden itibaren hesaplanmalıdır.
Müşteriden beklenen girdiler ve bunların takvime etkisi de aynı bölümde açıklanmalıdır.
Dosya eki yerine süreli ve tek kullanımlık bir bağlantı olarak gönderilmelidir. Böylece takip mümkün olur.
İki ya da üç seçenek kabul oranını artırır. Üçten fazlası karar vermeyi zorlaştırır.
Evet. Süresiz teklif aciliyet üretmez ve fiyat riskini tamamen satıcıya yükler.
Evet. Teklifin açıldığı an takip için en uygun zamandır.
Müşteri doğrudan revizyon isteyebilmeli, her talep yeni bir sürüm olarak kaydedilmelidir.
İki hatırlatma çoğu durumda yeterlidir. İlki birkaç gün sonra, ikincisi geçerlilik süresi dolmadan gönderilir.
Evet. Ret nedenleri tekliflerin iyileştirilmesi için en değerli veridir ve kısa bir liste halinde sunulmalıdır.
Teklif dönüşüm oranı ve ortalama karar süresi birlikte izlenmelidir.
Sıralı numaralı bağlantılar kullanılmamalıdır. Bağlantı tahmin edilemez ve süreli olmalıdır.
web sitesi teklif onay akışı, satış takibini tahminden çıkarıp veriye dayandıran basit ama etkili bir düzendir. Şablona dayalı bir hazırlık, bağlantı üzerinden gönderim, görüntüleme bildirimi ve iki aşamalı hatırlatmayla kurulduğunda hem kabul oranı hem de karar süresi gözle görülür biçimde iyileşir.
BİZE ULAŞIN
Bizimle iletişime geçerek projeniz için hemen ücretsiz teklif alabilirsiniz.
